Zaposlenik odlazi. Tko mijenja lozinke?

Kad netko odlazi iz tvrtke, za fizičke stvari postoji ritual. Ključevi se predaju, laptop vrati, kartica za parking završi u ladici. To se događa zato što su te stvari vidljive — praznu kukicu na kojoj bi trebali visjeti ključevi teško je ne primijetiti.

Korisnički računi nisu vidljivi. I zato u većini malih tvrtki ne dobiju nikakav ritual.

Što obično ostane otvoreno

Prođite u mislima kroz jedan odlazak iz vlastite tvrtke — ne ružan, nego sasvim prijateljski — i prebrojite do čega ta osoba može doći mjesec dana kasnije. Njezin mail, u koji i dalje stižu poruke klijenata. Cloud mapa koja se još sinkronizira na privatni laptop. Administratorska uloga na Facebook ili Instagram stranici tvrtke. Pristup CMS-u web stranice. Alat za udaljeni pristup, instaliran onda kad je trebalo raditi od kuće. Portal dobavljača registriran na njezinu adresu.

Ništa od toga nije zla namjera. Jednostavno — zatvaranje računa nije ničiji posao, prazna kukica ne postoji, a dan odlaska pun je svega ostalog.

Problem dijeljenih lozinki

Mali timovi dijele lozinke — jedna za info@ sandučić, jedna za hosting, jedna za program za račune. Praktično je, ali ima cijenu koja se pokaže tek kod odlazaka: dijeljenu lozinku ne možete oduzeti jednoj osobi. Možete je samo promijeniti svima, svugdje gdje se koristi.

S desetak dijeljenih servisa, "promijenit ćemo sve" tiho se pretvori u "promijenili smo one važne". A ako kodovi za dvofaktorsku prijavu bilo kojeg računa stižu na privatni mobitel osobe koja odlazi, lako se dogodi da je njoj ući lakše nego vama.

Popis koji trebate prije nego što ga zatrebate

Rješenje nije softver, nego popis od jedne stranice, napisan dok su svi u dobrim odnosima: svaki servis koji tvrtka koristi, tko se na njega može prijaviti i — stupac koji je najvažniji — koji su računi vezani uz nečiju privatnu e-mail adresu ili broj mobitela.

U tom zadnjem stupcu žive prava iznenađenja. Domena ili hosting registrirani prije koju godinu na nečiji privatni mail znače da se, na papiru, web stranica tvrtke produljuje — ili ne produljuje — po volji te osobe. Isto vrijedi za Google poslovni profil ili društvenu stranicu s jednim jedinim vlasnikom. To se isplati raspetljati sada, na miru, a ne u tjednu otkaza.

Rutina od pola sata

S popisom u ruci, offboarding prestaje biti projekt i postaje checklista za zadnji radni dan: onemogućiti prijavu, preusmjeriti mail, prenijeti vlasništvo nad datotekama, maknuti osobu iz zajedničkih alata, promijeniti svaku dijeljenu lozinku koju je znala, preseliti dvofaktorsku prijavu i provjeriti popise administratora na webu i društvenim mrežama. Pola sata, odrađeno jednom, vrijedi više od otkrivanja otvorenih vrata šest mjeseci kasnije.

Čiji je to posao?

Kao i većina tihih propusta o kojima pišemo, ni ovaj nije tehnički — nego pitanje vlasništva. Popis postoji, i ostaje točan, samo ako je njegovo održavanje nečiji stvarni posao. Upravo to bi stalna IT podrška trebala raditi za vas: ne samo popravljati ono što se pokvari, nego znati što imate i tko do toga može doći.

Ako niste sigurni kako bi vaš popis izgledao — ili bi li se bivši kolega još danas negdje mogao prijaviti — pomoći ćemo vam da saznate. Javite nam se za besplatan pregled sustava pa ćemo ga složiti zajedno.