Pitajte malu tvrtku tko im vodi IT i najčešći odgovor neće biti tvrtka ni ugovor, nego osoba. "Imamo čovjeka." Rođak koji radi u softveru, prijatelj koji je prije par godina napravio web, ili onaj zaposlenik koji "zna s računalima" pa je nekako postao zadužen za sva.
Da odmah bude jasno: ovaj tekst nije protiv tog čovjeka. On najčešće radi solidan posao, često izvan svog stvarnog radnog mjesta, često besplatno ili gotovo besplatno. Problem nije njegovo znanje. Problem je aranžman — a aranžman pokaže pravu cijenu točno jednom godišnje: kad je on na plaži, s mobitelom na bešumnom.
Kolovoški test
Ljeto je revizija modela "imamo čovjeka", planirali to ili ne. Mail se prestane sinkronizirati, program za fakture ne želi otvoriti, ruter strada u nevremenu — a jedina osoba koja zna kako je sve to povezano nedostupna je dva tjedna. Slijedi poznati ritual: netko pokušava pogoditi lozinku, netko zove šogora, netko vozi računalo na zadnjem sjedalu prema prvom servisu. Posao stoji, i nitko u firmi ne zna reći koliko će dugo.
Ako vam se neka verzija ovoga dogodila ovog ljeta, već znate pravu cijenu aranžmana. To nije ono što čovjeku plaćate. To je ono što plaćate kad ga nema.
Znanje živi u jednoj glavi
Dublji problem nije dostupnost, nego dokumentacija. U tipičnom aranžmanu "s čovjekom" ništa nije zapisano. Koje lozinke postoje i gdje stoje, kako bi backup trebao raditi, zašto je printer podešen baš tako, koja se licenca obnavlja u listopadu — sve to živi u pamćenju jedne osobe. Ne zato što bi on nešto skrivao: nitko ga nikad nije tražio da zapiše, i nitko mu ne plaća sate koje bi to trajalo.
Tvrtka u toj situaciji ne ovisi samo o osobi. Ovisi o njezinom pamćenju, zdravlju, dobroj volji i rasporedu godišnjih — četiri stvari koje se ne mogu planirati. A ako se suradnja ikad prekine, u dobru ili u zlu, znanje odlazi zajedno s njom.
Kako izgleda ozbiljnija verzija
Izlazak iz modela "imamo čovjeka" ne znači nikoga otpustiti niti zaposliti IT odjel. Znači tri stvari, tko god ih pružao.
Sve dokumentirano: računi i pristupi, lozinke u pravom upravitelju lozinki, shema mreže, što se gdje vrti, što se kad obnavlja — zapisano i u vlasništvu tvrtke, a ne pomagača. Drugi par očiju: barem još jedna osoba ili partner koji može uskočiti i snaći se bez arheološkog iskapanja. I stvarna obveza odziva: kad nešto stane, znate tko se javlja i u kojem roku — i u kolovozu.
Ponekad je najbolji potez jednostavno formalizirati čovjeka — pošteno ga platiti, dati mu vrijeme da dokumentira, dogovoriti što se događa kad ga nema. Ponekad je rješenje dovesti partnera uz njega. Ono što ne radi jest prešutna pretpostavka da će se uvijek javiti.
Ovo je svakodnevni oblik nečega o čemu smo već pisali: tehnologije koju nitko službeno ne vodi. Naša IT podrška obično počinje upravo gornjim popisom — zapisivanjem onoga što postoji, da vaš posao prestane ovisiti o bilo čijem pamćenju, uključujući i naše.
Ako vam je jedina IT dokumentacija nečiji broj mobitela, javite nam se — prvi pregled je besplatan i ostaje vam koristan čak i ako nikad ne budemo surađivali.
Trebate pomoć s temom: IT strategija i savjetovanje?
Porazgovarajmo o tome što dugoročan IT partner iz Rijeke može učiniti za vaše poslovanje.
Započnite razgovor